Resposta curta
Automatiza o lembrete quando a marcação já está confirmada, a data e o contacto estão certos e existe uma forma de cancelar ou alterar. Mantém contigo as dúvidas, mudanças de horário e pedidos especiais. Uma mensagem enviada não significa que o cliente confirmou presença.
Começa pela marcação, não pela mensagem
Se guardas um horário na agenda e outro numa conversa, o lembrete pode repetir a informação errada. Antes de automatizar, escolhe uma única lista onde cada marcação tem cliente, contacto, serviço, data, hora e estado.
Distingue um pedido de uma marcação confirmada. Um pedido ainda pode precisar de uma decisão sobre disponibilidade ou duração. Só deve entrar no envio de lembretes depois dessa confirmação.
Define uma regra simples
Como ponto de partida, podes experimentar um lembrete no dia anterior. É uma proposta de organização, não um intervalo ideal comprovado para todos os negócios. Ajusta-o ao serviço e ao tempo de que precisas para preencher um cancelamento.
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Escolhe o momento
Define quanto tempo antes da marcação envias e em que horas é adequado contactar o cliente. Não comeces por uma sequência de várias mensagens.
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Decide o que permite o envio
Envia apenas para marcações confirmadas e ainda activas. Se o cliente cancelar ou mudar a hora, o lembrete antigo deve deixar de ser enviado.
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Define quem recebe as respostas
Uma pergunta, um cancelamento ou uma mudança de horário precisa de chegar à pessoa que gere a agenda. Decide também o que fazer quando o envio falha.
Um modelo que podes adaptar
«Olá, Rita. Lembramos a tua marcação para amanhã, 7 de Outubro, às 14h, no Estúdio Vela. Se precisares de alterar ou cancelar, responde a esta mensagem. Obrigado.»
Se precisas de confirmação explícita, acrescenta uma pergunta clara: «Podes confirmar que manténs esta marcação?» Depois trata a resposta; não marques presença confirmada só porque o sistema enviou a pergunta.
Exemplo fictício. A Rita e o Estúdio Vela são usados apenas para mostrar o formato da mensagem. A data e a hora são exemplos, não uma marcação real.
Quando tens de confirmar tu
- O cliente pediu uma hora diferente ou respondeu com uma dúvida.
- O serviço exige preparação, duração variável ou uma avaliação prévia.
- Há duas marcações para o mesmo horário.
- A marcação foi alterada depois de o lembrete ter sido preparado.
- O envio falhou ou o contacto está incorrecto.
Evita pôr detalhes sensíveis do serviço numa mensagem que pode aparecer no ecrã bloqueado de um telemóvel. Para o lembrete, usa apenas a informação necessária para identificar a marcação.
Testa antes de ligar para todos os clientes
Faz os primeiros testes com um contacto teu e marcações fictícias. Testa uma marcação normal, uma cancelada, uma com hora alterada e uma com envio repetido. Confirma que cada mensagem sai com a hora certa e que o cancelamento bloqueia o envio.
- A agenda tem uma única versão actual de cada marcação.
- Uma alteração invalida o lembrete anterior.
- O mesmo lembrete não sai duas vezes.
- As respostas chegam a alguém que pode decidir.
- Consegues pausar os envios e ver as falhas.
Mede o que acontece sem prometer resultados
Regista os lembretes enviados, as falhas, as respostas e as faltas durante um período definido. Compara com um período semelhante, tendo em conta alterações no serviço e na clientela. Não atribuas automaticamente cada diferença ao lembrete.